ZAPYTANIE OFERTOWE

w postępowaniu o wartości zamówienia poniżej progu ustawowego,
wynikającego z art. 2 ust. 1 pkt 1
ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych

Województwo Zachodniopomorskie, mając na uwadze zachowanie zasad konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców, zaprasza do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia na przygotowanie 14. Baltic Business Forum, odbywającego się w Świnoujściu w dn. 23-25 maja 2022 r. w zakresie wypożyczenia mebli, podestu, wykładziny, dekoracji (w tym transportu) oraz zapewnienia sprzętu komputerowego; montażu i demontażu, wniesienia i wyniesienia ww. elementów oraz zapewnienia osób do bieżącego serwisu. 

Zgodnie z procedurą rozeznania rynku, przeprowadza się zapytanie ofertowe w celu poznania potencjału podmiotów zajmujących się świadczeniem ww. usług oraz uzyskania wiedzy na temat kosztów wykonania przedmiotu zapytania. Oferty złożone w drodze zapytania mogą, ale nie muszą zostać wybrane do ewentualnego zawarcia umowy.

Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740 ze zm.) i nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2021 r. poz.1129 ze zm.)

1. Zamawiający:

Województwo Zachodniopomorskie

ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin

NIP: 851-28-71-498

Regon 811-68-38-76

2. Termin wykonania zamówienia:

Od dnia podpisania umowy do dnia 23 maja 2021 r.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania:

Zapytanie dotyczy przedstawienia kosztów wykonania usługi kompleksowej w następującym zakresie:

1. wypożyczenia mebli do recepcji, tj. lady recepcyjnej o dł. 6 mb z półką, 12 krzeseł tapicerowanych i 8 hookerów,
2. wypożyczenia mebli na scenę, tj. 6 foteli i 4 stolików,
3. zapewnienia sprzętu komputerowego do recepcji, tj. drukarki laserowej z połączeniem wi-fi i 2 komputerów,
4. wypożyczenia wykładziny na wejście do hotelu o pow. 100 m kw. w kolorze czerwonym lub niebieskim ,
5. wypożyczenia podestu o pow. 24 m kw obciągniętego wykładziną, z frontami osłoniętymi materiałem,
6. zapewnienia czarnego, nieprześwitującego materiału do ukrycia elementów konstrukcji wykorzystanych do wystroju sali (dołu podestu, tyłu i boków sceny),
7. montażu i demontażu oraz wniesienie i wyniesienie elementów wskazanych w pkt 1-6,
8. transportu ciężarowego elementów wskazanych w pkt 1-6 do/z miejsca organizacji Forum,
9. zapewnienia wystarczającej ilości osób do montażu/demontażu oraz wniesienia/wyniesienia elementów wskazanych w pkt 1-6 oraz zapewnienie dyspozycyjności co najmniej 2 osób do bieżącego serwisu na okres 3 dni (23-25 maja 2022 r.).

4. Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który:

1. Złoży ofertę w wyznaczonym terminie
2. Spełnia warunki udziału w postępowaniu w zakresie:
   1. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie przedmiotu zapytania,
   2. dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zapytania,
   3. posiada sytuację ekonomiczną i finansową umożliwiająca wykonanie przedmiotu zapytania,
   4. jest w stanie zapewnić realizację usługi na terenie Świnoujścia,
   5. nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na:

• uczestniczeniu w spółce cywilnej lub osobowej,
• posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

5. Sposób przygotowania i założenia oferty:

1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
2. Ofertę należy przesłać drogą mailową na adres: btoszek@wzp.pl [1]
3. Ostateczny termin składania ofert ustala się na dzień: 6.05.2022 r. do godziny 12.00 (decyduje data i godzina wpływu).
4. Oferty niekompletne i/lub złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
5. Oferent może przed upływem terminu oceny zmienić lub wycofać swoją ofertę.
6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
7. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
8. Przedstawiona cena zawierała będzie wszystkie obciążenia na rzecz US i ZUS leżące po stronie Wykonawcy
   i Zamawiającego.
9. Składając ofertę Wykonawca jednocześnie oświadcza, że do skalkulowania zaoferowanych cen uwzględnił zapisy ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę

6. Opis sposobu obliczania ceny:

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:  Cena brutto 100%

7. Informacje dodatkowe:

1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
2. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą.
3. Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny na każdym etapie jego postępowania, aż do mementu ogłoszenia decyzji o wyborze najkorzystniej oferty.
5. Dopuszcza się możliwość zawarcia umowy uzupełniającej, do wysokości 30% zawartej umowy.
6. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 4.05.2022 r. 
7. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za jakość świadczonych usług.

8. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Wykonawcami:

Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na pytania związane
z przedmiotem zapytania jest: Bartłomiej Toszek – Główny Specjalista w Wydziale Współpracy Terytorialnej i Turystyki, e-mail: btoszek@wzp.pl, tel.: 91 44 67 152.