Załącznik nr 1
do uchwały Nr  617/04
Zarządu Województwa
Zachodniopomorskiego 
z dnia  10.09. 2004 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA REGIONALNEGO WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO W BRUKSELI.

Rozdział I 
Postanowienia Ogólne

§1.

Regulamin organizacyjny zwany dalej “Regulaminem" określa zasady kierowania Biurem
Regionalnym Samorządu Województwa Zachodniopomorskiego i jego organizację.

§2.

Biuro  Regionalne  Samorządu Województwa  Zachodniopomorskiego w Brukseli (Regional   Office  of West Pomeranian Voivodship) zwane dalej Biurem, jest jednostką budżetową samorządu województwa, podporządkowaną Zarządowi Województwa, działającą na podstawie:

1)	Statutu    nadanego    uchwałą   Nr   VIII/87/03    Sejmiku    Województwa    Zachodniopomorskiego z dnia 15 września 2003 roku w sprawie utworzenia Biura Regionalnego Województwa Zachodniopomorskiego w Brukseli,
2)	niniejszego regulaminu.
§3.

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1)	Województwie - rozumie się przez to Samorząd Województwa Zachodniopomorskiego,
2)	Sejmiku - rozumie się przez to Sejmik Województwa Zachodniopomorskiego,
3)	Zarządzie - rozumie się przez to Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego,
4)	Marszałku - rozumie się przez to Marszałka Województwa Zachodniopomorskiego,
5)	Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego,
6)	Biurze- rozumie się przez to Biuro Regionalne Samorządu Województwa Zachodniopomorskiego w Brukseli obejmujące wszystkie pomieszczenia i ich wyposażenie użytkowane przez Samorząd Województwa Zachodniopomorskiego w Brukseli. Sposób wykorzystania poszczególnych pomieszczeń określa odrębny regulamin.

Rozdział II
Zakres działania Biura.

§4.

Do zakresu działania Biura należy:

1)	występowanie   w   interesie   Województwa   w   Komisji   Europejskiej i innych instytucjach Unii Europejskiej,
2)	promocja Województwa,
3)	gromadzenie   i   weryfikacja  informacji   z  punktu  widzenia  interesów
Województwa,

4)	pośrednictwo w zdobywaniu partnerów dla współpracy międzyregionalnej,
5)	informowanie samorządu województwa o zmianach prawnych, procedurach
i decyzjach zapadających w organach Unii Europejskiej (UE).

§5.

1)	Pracą Biura kieruje dyrektor, podejmujący czynności na podstawie umowy o pracę podpisanej z Marszałkiem.
2)	Zarząd i Marszałek ustalają zakres czynności Dyrektora Biura oraz szczegółowy czas pracy.

§6.
Dyrektor Biura działa jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego mu przez Zarząd.

§7. 

1. Do zadań dyrektora należy w szczególności:

1)	reprezentowanie interesów Województwa w Komisji Europejskiej,
2)	racjonalne gospodarowanie funduszami i składnikami majątku będącymi w dyspozycji
Biura,
3)	utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami Województwa w Komitecie Regionów,
4)	udział w spotkaniach i konferencjach mający na celu zdobywanie informacji istotnych
z punktu widzenia interesów Województwa,
5)	lobbying na rzecz składanych do Komisji Europejskiej  projektów regionalnych
zgodnie z poleceniami Zarządu,
6)	przygotowywanie spotkań przedstawicieli Samorządu z przedstawicielami instytucji europejskich,
7)	organizacja staży pracowników Urzędu Marszałkowskiego do Brukseli,
8)	pośrednictwo   w   zdobywaniu   partnerów   z   Regionów   Państw   Członkowskich
w celu wspólnego aplikowania o środki Unii Europejskiej,
9)	ułatwianie nawiązywania kontaktów z osobami i instytucjami z Unii Europejskiej, 
10)	organizacja spotkań i pobytu osób delegowanych z regionu w Brukseli w celu zbliżenia ich do działań Unii Europejskiej, 
11) wykonywanie innych czynności wynikających ze statutu Biura, uchwał Zarządu
 i	 poleceń służbowych Marszałka.
      12) bieżąca współpraca z Biurem Współpracy Międzynarodowej i Departamentem   
            Integracji Europejskiej,
      13) nadzór nad pomieszczeniami Biura. Sposób wykorzystania poszczególnych  
            pomieszczeń określi odrębny regulamin.

2.  Dyrektor jest zobowiązany w szczególności:

1)	przygotowywać dla Zarządu, do 31 marca  każdego roku,  coroczną informację
dotyczącą działalności Biura,
2)	przekazywać na bieżąco ( nie rzadziej niż co trzy miesiące ) informacje i sprawozdania dla Zarządu z przeprowadzonych
działań,
3)	przekazywać dla Biura Współpracy Międzynarodowej Urzędu Marszałkowskiego na bieżąco harmonogram planowanych spotkań, konferencji itp.,
4)	sporządzać dla Zarządu miesięczne raporty finansowe odnośnie poniesionych kosztów funkcjonowania Biura.
5)	Przestrzegać zasad gospodarowania pomieszczeniami użytkowanymi w Brukseli przez Samorząd Województwa określonych w odrębnym regulaminie.

§8.
1. Dyrektor Biura ściśle współpracuje i pozostaje w ciągłym kontakcie z właściwymi Wydziałami Urzędu:

  1) 	w sprawie funduszy strukturalnych i polityki regionalnej,
2)	w zakresie współpracy międzynarodowej,
      3)	w zakresie promocji Województwa.

2. W sprawach wynikających z organizacji pracy Biura i realizacji konkretnych programów
Dyrektor Biura współpracuje i pozostaje w kontakcie z pozostałymi właściwymi Wydziałami
Urzędu.

Rozdział III
Obsługa finansowo – księgowa Biura

§9.

Rachunkowość Biura prowadzi główny księgowy Biura.

§10.

Do zadań głównego księgowego należy:

1. Sprawowanie obsługi finansowo – księgowej Biura

1) przyjmowanie i sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym dowodów finansowo – księgowych oraz przygotowanie ich do zapłaty,
2)	rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych,
3)  ewidencjonowanie i rozliczanie wypłat z tytułu umów zleceń,
4)	prowadzenie ewidencji księgowej w zakresie dochodów i zrealizowanych wydatków według podziałek klasyfikacji budżetowej,
5)	prowadzenie ewidencji księgowej zaangażowania planu wydatków według podziałek klasyfikacji budżetowej,
6)	prowadzenie ewidencji księgowej należności i zobowiązań według podziałek klasyfikacji budżetowej.

2. Sporządzanie okresowej i rocznej sprawozdawczości budżetowej określonej przepisami.

3.	Prowadzenie ewidencji mienia Biura i zachodzących w niej zmian.

4.	Sporządzanie bilansu jednostki budżetowej.

5.	Prowadzenie spraw związanych z ustaleniem i naliczeniem wynagrodzeń z różnych tytułów.

6.	Naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz rozliczanie go z urzędem skarbowym.

7.	Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi.

8.	Prowadzenie kompletnej dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń pracowniczych. 

Rozdział IV 
Zasady podpisywania pism i ustalania zakresów czynności pracowników.

§11.

1.	Dyrektor w ramach kompetencji podpisuje:

1)	odpowiedzi na pisma skierowane do Biura,
2)	zarządzenia wewnętrzne dookreślające funkcjonowanie Biura,
3)	umowy o pracę pracowników Biura, zgodnie ze stanem zatrudnienia określonym
przez Zarząd, w ramach limitu wydatków na wynagrodzenia,
4)	zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Biura.

2.	Pisma przygotowane do podpisu Dyrektora Biura powinny być uprzednio parafowane na
kopii przez odpowiedzialnego merytorycznie pracownika Biura.

Rozdział V 
Przepisy końcowe.

§12.

Zmiany regulaminu organizacyjnego Biura dokonywane są w trybie przewidzianym dla jego uchwalenia.