UCHWAŁA NR 526/18

Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

z dnia 3 kwietnia 2018 r.

w sprawie przyjęcia Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej  Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 wersja 4.0 - dokument dla Wydziału Zarządzania Strategicznego, Gabinetu Marszałka  i Instytucji Certyfikującej.

Na podstawie:

1. art. 72, art. 123 ust. 1 i 3, art. 125 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006,
2. art. 41 ust. 2 pkt 4) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz.U. z 2017 poz. 2096 t.j. ze zm.),
3. art. 6 oraz art. 9 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz.U.  z 2017 r. poz. 1460 t.j. ze zm.).

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:

§ 1

Przyjmuje się Instrukcję Wykonawczą Instytucji Zarządzającej  Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 wersja 4.0 - dokument dla Wydziału Zarządzania Strategicznego, Gabinetu Marszałka  i Instytucji Certyfikującej.

§ 2

Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 wersja 4.0 - dokument dla Wydziału Zarządzania Strategicznego, Gabinetu Marszałka i Instytucji Certyfikującej w wersji jednolitej stanowi załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.

§ 3

Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 wersja 4.0 – dokument dla Wydziału Zarządzania Strategicznego, Gabinetu Marszałka i Instytucji Certyfikującej (w trybie zmian) stanowi załącznik nr 2 do niniejszej uchwały.

§ 4

Wykonanie uchwały powierza się Dyrektorowi Wydziału Zarządzania Strategicznego.

§ 5

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 125 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1303/2013, Instytucja Zarządzająca jest odpowiedzialna za zarządzanie programem operacyjnym zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. W tym celu ustanawia system zarządzania i kontroli funkcjonujący zgodnie z zasadami, o których mowa w art. 72 ww. rozporządzenia. Ponadto na podstawie art. 123 ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1303/2013, Instytucji Zarządzającej została powierzona dodatkowo funkcja instytucji certyfikującej.

W celu zapewnienia zgodności systemu zarządzania i kontroli z kryteriami desygnacji określonymi w załączniku XIII ww. rozporządzenia, Zarząd Województwa w dniu 11 maja 2015 r. przyjął uchwałą nr 679/15 Instrukcję Wykonawczą Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 wersja 1.0 - dokument dla WZS, GM i IC (IW IZ RPO WZ). W dniu 27 stycznia 2017 r. uchwałą nr 107/16 Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego przyjął wersję 2.0 Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020. Kolejna aktualizacja Instrukcji Wykonawczej miała miejsce w dniu 23 maja 2017 r. – uchwała Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego nr 781/17. Dokument opisuje procesy, jakie funkcjonują w Instytucji Zarządzającej RPO WZ i są realizowane przez Wydział Zarządzania Strategicznego, Gabinet Marszałka w UM WZ (informacja i promocja) oraz Instytucję Certyfikującą (certyfikacja wydatków).

Instrukcja Wykonawcza bazuje na podejściu procesowym, tzn. wyodrębnione zostały główne zadania o charakterze ciągłym i powtarzalnym. Zidentyfikowane zadania podzielono na procesy, którym nadano numery. Dla każdego procesu przygotowywana jest karta procesu, która jest aktualizowana zgodnie z procedurą aktualizacji Instrukcji Wykonawczej. Każda karta procesu posiada wykaz uczestników procesu, zakres procesu, wykaz dokumentów i aktów prawnych, których znajomość jest wymagana do realizacji procesu, instrukcję realizacji procesu (procedurę), schemat blokowy (nieobligatoryjny)  oraz załączniki do procesu. W uzasadnionych przypadkach możliwy jest podział procesów na podprocesy. W związku z koniecznością aktualizacji procedur m.in. z nowelizacji ustawy z dnia 7 lipca 2017 r. o zmianie ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2017 r. poz. 1475), opracowano wersję 4.0 IW IZ RPO WZ.

Instrukcja Wykonawcza IZ RPO WZ 2014-2020 wersja 4.0  zawiera:

1. część ogólną – zapisy ogólne dotyczące użytkowania dokumentu wraz z procedurą aktualizacji Instrukcji oraz z systemem odstępstw;
2. procesy w ramach zarządzania RPO WZ  2014-2020 dotyczące: programowania, koordynacji systemowej, obsługi kontroli i audytów, kontroli, procedury odwoławczej, monitoringu i sprawozdawczości, ewaluacji, nieprawidłowości i nadużyć finansowych, informacji i promocji, zarządzania finansowego, ekspertów, obsługi systemów informatycznych RPO WZ, Pomocy Technicznej;
3. procesy w ramach certyfikacji wydatków, obejmujące: weryfikację deklaracji wydatków oraz sporządzanie i wysyłanie do KE wniosków o płatność okresową; sporządzanie rocznego zestawienia wydatków do KE; wstrzymanie i przywrócenie certyfikacji; weryfikację prognoz do KE; analizę wyników kontroli i audytów przeprowadzonych w IZ, IP, WWRPO; monitorowanie zasady n+3 oraz monitorowanie ram wykonania; prowadzenie ewidencji kwot; złożenie do KE dokumentów zamknięcia oraz płatności salda końcowego.