Uchwała Nr 883/16
Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego
z dnia 1 czerwca 2016 r.

w sprawie akceptacji formuły i kosztów związanych z organizacją posiedzeń Konwentu Marszałków Województw RP w Województwie Zachodniopomorskim w okresie lipiec - grudzień 2016 roku oraz przeznaczenia środków na ten cel.

Na podstawie art. 41 ust. 1, w zw. z art. 8b ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (tj. Dz. U. 2016 r. poz. 486 ze zm.)

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:

§ 1

1. Postanawia się przystąpić do organizacji posiedzeń Konwentu Marszałków Województw RP w Województwie Zachodniopomorskim w okresie lipiec- grudzień 2016 roku.
2. Na cel wskazany w ust. 1. postanawia się przeznaczyć maksymalną kwotę 200 000 zł (słownie: dwieście tysięcy złotych) brutto.
3. Szczegółowe warunki organizacji określą odrębne umowy lub zlecenia, na łączną kwotę maksymalnie 200 000 zł (słownie: dwieście tysięcy złotych) brutto.

§ 2

Wykonanie uchwały powierza się dyrektorom: Gabinetu Marszałka oraz Wydziału Administracyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego.

§ 3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

UZASADNIENIE

Na mocy art. 8b ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie województwa (Dz.U. z 2016 poz. 486) województwa mogą tworzyć stowarzyszenia. Konwent Marszałków Województw Rzeczypospolitej Polskiej został powołany przez Zgromadzenie Ogólne Związku Województw RP, działa w oparciu o Statut ZW RP i jest jego organem opiniotwórczo-doradczym. Stanowi forum dyskusji, wymiany informacji, doświadczeń i wypracowania wspólnych stanowisk w sprawach strategicznych związanych z funkcjonowaniem i rozwojem regionów samorządowych. Co pół roku kolejne województwa przyjmują rolę gospodarza spotkań marszałków województw.
W końcu czerwca 2016 r. Województwo Zachodniopomorskie przejmie od Województwa Śląskiego półroczną prezydencję w Konwencie Marszałków Województw Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z § 4.1. Regulaminu Konwentu, na Pomorzu Zachodnim winny odbyć się w tym czasie trzy spotkania marszałków województw, a także – w miarę potrzeb – posiedzenia właściwych zespołów eksperckich (zgodnie z tematyką na bieżąco rozwiązywanych wspólnych problemów regionów). 
W związku z prezydencją, po stronie UMWZ leżeć będą wszelkie sprawy merytoryczne i techniczne związane z prowadzeniem Sekretariatu i platformy internetowej oraz organizacją posiedzeń Konwentu. Według informacji uzyskanych w województwach: wielkopolskim, dolnośląskim i śląskim średnio w każdym posiedzeniu Konwentu uczestniczy ok. 70 osób (do udziału w obradach zapraszani są ministrowie Rządu RP, przedstawiciele centralnych i naczelnych urzędów administracji publicznej, parlamentarzyści, przedstawiciele innych instytucji współpracujących z samorządami województw RP, uczestniczą w nich też podlegli marszałkom merytoryczni pracownicy urzędów marszałkowskich), zaś organizacja jednego posiedzenia to wydatki rzędu 60 000 – 70 000 zł brutto. Składają się na nie przede wszystkim: wynajem, nagłośnienie sal konferencyjnych, nagranie obrad, koszty wizualizacji, usługi gastronomiczne, serwis konferencyjny, usługi hotelowe dla zaproszonych gości, usługi transportowe (organizacja ew. wizyt studyjnych w ramach posiedzeń Konwentu), zakup okolicznościowych upominków, usługi poligraficzne oraz działania promocyjne, w tym prezentacja walorów regionu, produktów regionalnych i atrakcji turystycznych.
Proponuje się, aby posiedzenia Konwentu na Pomorzu Zachodnim odbyły się w trzech subregionach: w stolicy regionu, we wschodniej części województwa oraz w pasie nadmorskim. Gabinet Marszałka dokonał rozeznania bazy hotelowo-konferencyjnej w regionie odpowiadającej standardom organizowanych dotąd spotkań marszałków województw RP (zapytania ofertowe) oraz dostępnej oferty związanej z prezentacją walorów regionu. Część niezbędnych usług będzie zlecona podmiotom, z którymi Województwo Zachodniopomorskie zawarło umowy przetargowe (nagłośnieniowe, cateringowe, poligraficzne, transportowe). Projekty umów cywilnoprawnych niezbędnych do zawarcia z podmiotami zewnętrznymi w celu organizacji konwentów na Pomorzu Zachodnim – wyłonionymi zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. 2015 r. poz. 2164 ze zm.) oraz w oparciu o wewnętrzne regulacje obowiązujące w UMWZ – będą przedkładane do akceptacji Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego na kolejnych posiedzeniach. Szacuje się, że łączne koszty organizacji trzech spotkań marszałków oraz zespołów eksperckich nie przekroczą łącznie 200 000 zł brutto. Zasadnym jest więc podjęcie uchwały przez Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego w sprawie akceptacji formuły i kosztów związanych z organizacją posiedzeń Konwentu Marszałków Województw RP w Województwie Zachodniopomorskim w okresie lipiec – grudzień 2016 roku oraz przeznaczenia środków na ten cel.