|
|
Wydział Współpracy Społecznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego i Pracownia Pozarządowa w ramach prowadzonej współpracy oraz realizowanych projektów PO KL 5.4.2: „Współpraca z III sektorem – standardem zachodniopomorskich samorządów” oraz „Rady Pożytku do STANDARDowego użytku” planują zorganizować w dniach 21-22 maja 2015 r. w Szczecinie Zachodniopomorskie Forum Pełnomocników ds. NGO.
W związku z partycypacją w kosztach organizacji spotkania zarówno Urzędu Marszałkowskiego, jak i Pracowni Pozarządowej, płatności dokonywać będą dwa podmioty.
W poniższej tabeli wskazano, który koszt będzie ponoszony przez Pracownię Pozarządową, a który przez UM WZ w ramach realizowanego projektu.
W związku z prowadzonymi przez nas działaniami, w zakresie realizacji powyższego przedsięwzięcia, zapraszamy Państwa do przysłania oferty na organizację bazy hotelowo-gastronomiczno-konferencyjnej.
Skład oferty powinien objąć:
Lp. | Nazwa usługi | Termin | Ilość osób | Uwagi |
1. | Nocleg ze śniadaniem | 21/22.05.2015 r. (koszt po stronie UM WZ) | 80-100 | Pokoje 1- i 2-osobowe |
2. | Wynajem sali konferencyjnej | 21.05.15 r. w godz. 11.00-19.00 (koszt po stronie UM WZ) |
80-100 | Nagłośnienie, rzutnik, flipchart |
22.05.15 r. w godz. 10.00-15.00 (koszt po stronie UM WZ) |
100-150 | |||
3. | Wynajem sali warsztatowej | 21.05.15 r. w godz. 11.00-19.00 (koszt po stronie UM WZ) |
50 |
|
22.05.15 r. w godz. 10.00-15.00 (koszt po stronie UM WZ) |
50 | |||
3. | Obiad x 2 | 21.05.2015 r. (koszt po stronie UM WZ) 22.05.2015 r. (koszt po stronie PP) | 80-100 | Propozycja menu, w tym dania wegetariańskie |
100-150 | ||||
4. | Kolacja | 21.05.2015 r. (koszt po stronie UM WZ) |
80-100 | Propozycja menu, w tym dania wegetariańskie |
5. | Przerwa kawowa x 3 | 21.05.2015 r. – dwie przerwy (koszt po stronie UM WZ) 22.05.2015 r. – jedna przerwa (koszt po stronie PP) |
80-100 | Kawa, herbata, woda, ciastka |
100-150 |
Oczekiwany standard:
1) Sala powinna posiadać niezbędne wyposażenie techniczne: rzutnik multimedialny, ekran, dobrą akustykę oraz system nagłośnienia, tablicę do pisania, flipcharty, rolety zaciemniające (lub inną możliwość zasłaniania okien). Wskazane jest posiadanie systemu wentylacyjnego bądź klimatyzacji.
2) stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla maksymalnie 5 osób (ostateczna liczba miejsc zostanie potwierdzona przez Zamawiającego w przeddzień konferencji), w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz salę konferencyjną,
3) napoje dla osób siedzących przy stole prezydialnym (butelkowana woda mineralna gazowana
i niegazowana),
4) ustawienie sali konferencyjnej w standardzie teatralnym, z możliwością podzielenia na dwie sale warsztatowe
5) przy drzwiach sali konferencyjnej zapewnić 2 stoliki wraz z krzesłami (4 szt.) przeznaczone dla organizatorów, przy których będzie możliwość rejestracji uczestników oraz wręczenia materiałów,
6) możliwość rozstawienia roll up’ów w przestrzeni otaczającej salę konferencyjną,
7) przygotowanie i podanie obiadu w warunkach umożliwiających zjedzenie posiłku przy stole wraz
z pełną zastawą obiadową,
8) Zapewnienie uczestnikom 94 noclegów w pokojach dwuosobowych oraz 6 w pokojach jednoosobowych. Każdy pokój z własnym węzłem sanitarnym. Ostateczna liczba uczestników ustalona zostanie po zakończeniu procesu rekrutacji.
Rejestracja uczestników forum od godz. 09.00 w dniu 21.05.2015 r. Zakończenie spotkania po obiedzie w dniu 22.05.2015 r. ok. godz. 16.00.Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie wskazana po zakończeniu procesu rekrutacji.
Jeśli są Państwo zainteresowani naszym zaproszeniem, prosimy o przysłanie szczegółowej oferty, przy uwzględnieniu podanych wyżej wymogów, z określeniem kosztów zawierających ceny jednostkowe brutto. Prosimy o przysłanie ofert do 11 marca 2015 r. pocztą elektroniczną na adres: mpieczynska@wzp.pl
W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z p. Magdaleną Pieczyńską pod numerem tel. 91/ 44 16 224.
Zaznaczam, iż zapytanie ofertowe stanowi element analizy rynku i nie jest zamówieniem,
a otrzymane od Państwa oferty nie powodują żadnych zobowiązań.