Uchwała Nr 1972/14 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

z dnia  13 listopada 2014 r.

w sprawie podjęcia decyzji o umorzeniu w całości postępowania administracyjnego wszczętego z urzędu wobec Beneficjenta – GuGuSystem Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie przy ul. Kormoranów 43 – w przedmiocie zwrotu środków otrzymanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-052/10-00 z dnia 30 grudnia 2010 r. na realizację projektu pn. „Podwyższenie pozycji konkurencyjnej GuGuSystem sp. z o.o. poprzez wdrożenie innowacyjnych totemów mediowych”.

Na podstawie art. 25 pkt 1 ustawy z dnia 06 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 t.j. ze zm.), art. 41 ust. 2 pkt 4 i art. 46 ust. 2a ustawy z dnia 05 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2013 r., poz. 596 t.j. ze zm.) oraz art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 t.j. ze zm.)

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:

§ 1

1. Podejmuje się decyzję o umorzeniu w całości postępowania administracyjnego wszczętego z urzędu wobec Beneficjenta – GuGuSystem Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie przy ul. Kormoranów 43 – w przedmiocie zwrotu środków otrzymanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-052/10-00 z dnia 30 grudnia 2010 r. na realizację projektu pn. „Podwyższenie pozycji konkurencyjnej GuGuSystem sp. z o.o. poprzez wdrożenie innowacyjnych totemów mediowych”.
2. Decyzja, o której mowa w ust. 1 stanowi załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2

Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa Zachodniopomorskiego.

§ 3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uzasadnienie

Beneficjent – GuGuSystem Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie przy ul. Kormoranów 43 – w dniu 30 grudnia 2010 r. zawarł z Województwem Zachodniopomorskim reprezentowanym przez Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego, pełniącym na podstawie art. 25 pkt 1 ustawy z dnia 06 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 t.j. ze zm., dalej: uzppr) rolę Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 (dalej: IZ RPO WZ), umowę o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-052/10-00 na realizację projektu pn. „Podwyższenie pozycji konkurencyjnej GuGuSystem sp. z o.o. poprzez wdrożenie innowacyjnych totemów mediowych”.
W dniu 28 maja 2013 r. Beneficjent złożył wniosek o płatność pośrednią nr WNP-RPZP.01.01.03-32-052/10-04/K03. W wyniku weryfikacji formalnej oraz merytoryczno-finansowej w ww. wniosku stwierdzone zostały błędy, wskutek czego pismem z dnia 03 lipca 2013 r. Beneficjent został wezwany do dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków określonych w § 10 umowy o dofinansowanie, na podstawie których zostały wybrane firmy realizujące prace związane z oprogramowaniem do zarządzania kontentem przewidziane na liście wydatków kwalifikowalnych w ramach Zadania nr 2 pn. „Zakup innowacyjnego oprogramowania do zarządzania kontentem” realizowanego przez Beneficjenta projektu.
W oparciu o powyższe Beneficjent przedstawił wyjaśnienia w sprawie oraz złożył trzy zapytania ofertowe dotyczące ww. oprogramowania, na które w wymaganym terminie swoje oferty złożyły następujące przedsiębiorstwa: Vip Beauty Sp. z o.o., Servisoft Sp. z o.o., Telebot Sp. z o.o., Geo2.pl Sp. z o.o., Softomasz s.c. Z analizy złożonego pod ofertami podpisu wynikało, iż oferty firm Vip Beauty Sp. z o.o., Telebot Sp. z o.o., Geo2.pl Sp. z o.o. oraz Softomasz s.c. zostały podpisane przez tę samą osobę – Tomasza Piłata, który zgodnie z informacjami zawartymi w KRS jest uprawniony do reprezentowania ww. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz jest wspólnikiem w wymienionej spółce cywilnej. Tym samym z dziesięciu ofert nadesłanych w ramach trzech zapytań ofertowych, osiem zostało przedłożonych przez tę samą osobę reprezentującą cztery przedsiębiorstwa.
W wyniku analizy przedmiotowej spraw, w tym dokumentów złożonych przez Beneficjenta, IZ RPO WZ nie znalazła potwierdzenia dla spełnienia warunków wskazanych w § 10 umowy o dofinansowanie, uznając zarazem, iż w wyniku świadomego zawężenia kręgu podmiotów, do których w ramach wstępnego rozeznania skierowano zapytania ofertowe, doszło do uchybienia w stosowaniu zasady konkurencyjności oraz bezstronności w procesie wyboru wykonawcy.
Z uwagi na powyższe IZ RPO WZ podjęła czynności zmierzające do odzyskania należnej jej kwoty. Tym samym pismem z dnia 28 kwietnia 2014 r. IZ RPO WZ wskazała, iż Beneficjent nie dochował zasad wskazanych w § 10 ust. 4 umowy o dofinansowanie, skutkiem czego wydatki dotyczące realizacji prac związanych z oprogramowaniem do zarządzania kontentem, poniesione na podstawie faktur VAT nr: W21/03/12, W22/03/12, 02/03/2012, 6/04/2012/FA, 5/04/2012/FA, T/07/04/2012, V01/04/2012, 11/04/2012/FA, W33/05/12, ujęte we wniosku o płatność nr WNP-RPZP.01.01.03-32-052/10-04/K03 należało uznać za niekwalifikowalne. Wobec powyższego IZ RPO WZ podniosła, iż Beneficjent naruszył zasadę konkurencyjności poprzez nieosiągnięcie jej celu oraz niedochowanie określonych w umowie o dofinansowanie warunków formalnych świadczących o zachowaniu tej zasady. W konsekwencji Beneficjent został wezwany do zwrotu środków otrzymanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 (dalej: RPO WZ) w wysokości 200 920,00 zł wraz z odsetkami określonymi jak dla zaległości podatkowych.
W odpowiedzi na ww. wezwanie do zwrotu, pismem z dnia 20 maja 2014 r., Beneficjent złożył odwołanie odnośnie uznania wydatków poniesionych w ramach projektu za niekwalifikowalne oraz konieczności zwrotu dofinansowania. Wskazał, iż proces oferowania i wyboru wykonawcy został przeprowadzony prawidłowo, z zachowaniem wszelkich wymogów formalnych. GuGuSystem Sp. z o.o. wyjaśniła, iż oferty otrzymane od podmiotów reprezentowanych przez Tomasza Piłata przedstawiają oferty cenowe ustalone najprawdopodobniej przez zarząd oraz wspólników danych spółek, ograniczając funkcję Tomasza Piłata wyłącznie do reprezentacji i podpisania odpowiedniej oferty. Ponadto Beneficjent zaznaczył, iż zapytania ofertowe składane były do firm niepowiązanych w żaden sposób z osobą Tomasza Piłata, jednak przez wzgląd na złożenie ofert niespełniających warunków zapytania nie zostały one wzięte pod uwagę. Oferty, które nie spełniały wymogów formalnych (Kodein Software Wojciech Kinastowski, Anteoo – Łukasz Izbaner, DM Projekt Sp. z o.o.) wskazywały na możliwość dłuższej realizacji zlecenia, nie zawierały daty ważności oferty czy też uwzględniały możliwość podzlecania elementów oferty. Tym samym Beneficjent podniósł, iż wybór dostawców usług został przeprowadzony zgodnie z zasadami przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz że dołożono wszelkich starań, aby uniknąć konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności.
W związku z faktem, iż Beneficjent nie dokonał zwrotu środków wymaganej kwoty w wyznaczonym terminie, z dniem 30 maja 2014 r. wszczęte zostało wobec Beneficjenta postępowanie administracyjne w przedmiocie zwrotu środków otrzymanych w ramach umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-052/10-00.
Pismem z dnia 10 czerwca 2014 r. Beneficjent poinformował, iż w przypadku gdyby nie doszło do zmiany stanowiska IZ RPO WZ wyrażonego w wezwaniu do zwrotu z dnia 20 maja 2014 r., wyraża on zgodę na zwrot środków poprzez dokonanie potrącenia z przysługującej mu płatności końcowej
W ramach prowadzonego postępowania administracyjnego IZ RPO WZ zobowiązana jest przeanalizować całość materiału dowodowego zgromadzonego w sprawie i na tej podstawie wydać rozstrzygnięcie. Nadto zgodnie z art. 80 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 ze zm., dalej: kpa) organ administracji publicznej obowiązany jest na podstawie całokształtu materiału dowodowego ocenić czy dana okoliczność została udowodniona.
Wobec powyższego, w związku z prowadzonym postępowaniem administracyjnym w przedmiocie zwrotu środków przekazanych na rzecz Beneficjenta GuGuSystem Sp. z o.o. w ramach RPO WZ, w celu wyjaśnienia przedmiotowej sprawy IZ RPO WZ pismem z dnia 25 czerwca 2014 r wezwała Beneficjenta do złożenia w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia, dokumentów oraz pisemnych wyjaśnień w nim wskazanych, a niezbędnych dla rozstrzygnięcia sprawy, wskazując, iż ocena zebranego materiału dowodowego i wyczerpujące wyjaśnienie przesłanek dokonanego rozstrzygnięcia znajdą uzasadnienie w decyzji administracyjnej.
W dniu 24 lipca 2014 r. Beneficjent zwrócił się z prośbą o wydłużenie terminu na złożenie ww. dokumentów i wyjaśnień do dnia 30 lipca 2014 r. z uwagi na nieobecność prezesa zarządu GuGuSystem Sp. z o.o. i tym samym niemożność zebrania wszystkich niezbędnych dokumentów.
Pismem z dnia 25 lipca 2014 r. IZ RPO WZ wyraziła zgodę na prośbę Beneficjenta. W konsekwencji w dniu 30 lipca 2014 r. Beneficjent złożył pismo, w którym wskazał, iż nie posiada potwierdzeń wysłania zapytań ofertowych do innych firm, a jedynie potwierdzenia otrzymania przez kontrahentów zapytań ofertowych, które były przekazane osobiście. Odnosząc się do zaistnienia braku sprzeczności w związku ze złożeniem przez Tomasza Piłata różnych, konkurencyjnych ofert w ramach tego samego zapytania ofertowego, Beneficjent wyjaśnił, że uzyskał telefoniczną informację, iż nie ma sprzeczności w tym, aby spółki składały konkurencyjne oferty w ramach tego samego zapytania ofertowego. Skoro takie oferty zostały złożone, Beneficjent nie był władny by poddawać tę kwestię dalszej weryfikacji czy też żądać potwierdzenia od spółek podejmowanych przez nich decyzji. Dalej wyjaśniając brak zawarcia informacji, na dostarczonych protokołach z wyboru wykonawcy, o pozostałych ofertach, które wpłynęły (w tym oferty załączone do pisma GuGuSystem Sp. z o.o. z dnia 20 maja 2014 r.), Beneficjent poinformował, iż wskazane oferty załączone do pisma z dnia 20 maja 2014 r. zostały odrzucone ze względów formalnych, nadto niewykazanie odpowiednich informacji na protokołach wynikało z błędnego przekonania, że oferty takie nie podlegają ewidencjonowaniu. Jednakże po ponownym przeanalizowaniu dokumentów i ofert uznano, iż należałoby uwzględnić przy wyborze oferty firmy DM Projekt Sp. z o.o. i wpisać odpowiednią informację do protokołu. Tym samym poprawiono błąd, spisano erraty i załączono je do przedmiotowego pisma. W dalszej kolejności, wyjaśniając powody odrzucenia poszczególnych ofert załączonych do pisma z dnia 20 maja 2014 r. Beneficjent poinformował, iż oferty firmy Anteeo – Łukasz Izbaner posiadały zapis „zastrzegamy, iż istnieje możliwość wykonania powyższego zadania w późniejszym terminie”, który był dyskwalifikujący z uwagi na ustalony maksymalny termin realizacji zamówienia. Oferty Kodein Software Wojciech Kinastowski w nagłówku adresowane były do innej firmy, dodatkowo nie posiadały terminu ważności. Natomiast oferty DM Projekt Sp. z o.o. pierwotnie zostały odrzucone przez zapis: „równocześnie informujemy, że dopuszczamy możliwość podzlecania części zadań innym podmiotom” (Beneficjent nie chciał, aby w ten sposób doszło do rozmycia odpowiedzialności za wykonanie zadania) jednak po ponownej analizie uznano, iż zapytanie ofertowe GuGuSystem Sp. z o.o. nie zabraniało podwykonawstwa, zatem oferty tej firmy zostały uwzględnione w erracie. Niemniej jednak, jak wskazał Beneficjent, oferta DM Projekt Sp. z o.o. i tak nie zostałaby wybrana. Jednocześnie wyjaśnił, iż dokumenty nie zostały dostarczone wcześniej ze względu na przeoczenie. Beneficjent podniósł dalej, iż w razie dodatkowych pytań każdy z oferentów mógł zadzwonić pod wskazany w zapytaniu numer telefonu w celu uzyskania dodatkowych informacji. Wyjaśniając nieścisłość polegającą na wskazaniu w tytule oferty Kodein Software Wojciech Kinastowski, zamiast nazwy GuGuSystem Sp. z o.o. nazwę Explans Sp. z o.o., Beneficjent poinformował, iż oferty tej firmy zostały odrzucone m.in. właśnie na podstawie tego błędu kontrahenta. Odnosząc się do zapytania IZ RPO WZ w zakresie zasad na jakich przeprowadzone zostały rozmowy z firmą Servisoft Sp. z o.o. Beneficjent wskazał, iż trwały co prawda rozmowy o współpracy aczkolwiek odbywały się one na innych polach i nie dotyczyły one realizowanego projektu.
W nawiązaniu do powyższych wyjaśnień IZ RPO WZ pismem z dnia 29 sierpnia 2014 r. zwróciła się do GuGuSystem Sp. z o.o. o przedstawienie uzupełniających wyjaśnień, a nadto wskazała na konieczność przedstawienia brakującego zestawienia wpływu ofert.
Wobec powyższego Beneficjent w dniu 10 września 2014 r. złożył pismo, do którego załączył zestawienie wpływu ofert. Nadto ponownie poinformował, iż z firmą Servisoft Sp. z o.o. trwały jedynie rozmowy o współpracy na polach nie związanych z realizowanym przez Beneficjenta projektem. Zaznaczono, iż w piśmie z dnia 08 sierpnia 2013 r. Beneficjent wskazywał, iż w umowie znalazł się błąd, gdyż korzystano z wzorów umów, które powstały wcześniej, nie znalazła się tam zaś informacja, aby dotyczyły one realizowanego projektu, ponadto zaznaczono, iż umowa na prace programistyczne została podpisana 05 marca 2012 r. Dalej Beneficjent wyjaśnił, iż nie posiada dodatkowej korespondencji z wykonawcami w postaci wiadomości e-mail. Nadto podkreślił, iż w przypadku przedmiotowych postępowań ofertowych zgłosiło się aż siedmiu wykonawców, co w jego opinii świadczy o poprawnie przeprowadzonym procesie ofertowania.
Przez wzgląd na konieczność przeanalizowania dokumentów i pisemnych wyjaśnień niezbędnych dla rozstrzygnięcia sprawy, do których złożenia Beneficjent został wezwany pismami z dnia 25 czerwca 2014 r., 29 sierpnia 2014 r. oraz z uwagi na pozytywne rozpatrzenie wniosku Beneficjenta z dnia 21 lipca 2014 r. w sprawie przedłużenia terminu na złożenie pisma, a także na przewidziane terminy na zapoznanie się przez Beneficjenta z zebranym w sprawie materiałem dowodowym oraz umożliwienie wypowiedzenia się co do zgromadzonych materiałów oraz zgłoszonych żądań, IZ RPO WZ wydłużyła postępowanie administracyjne w przedmiocie zwrotu środków. Nadto pismem z dnia 22 września 2014 r. Beneficjent został poinformowany o zamiarze zakończenia postępowania w przedmiotowej sprawie oraz pouczony o prawach wynikających z art. 10 § 1 kpa dotyczących możliwości zapoznania się z aktami sprawy i wypowiedzenia się, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
Po dokonaniu analizy wyjaśnień przedstawionych przez GuGuSystem Sp. z o.o., jak również po dokonaniu całościowej oceny materiału dowodowego zgromadzonego w toku sprawy z uwzględnieniem podniesionych przez Beneficjenta argumentów, IZ RPO WZ ustaliła jak poniżej.
Mając na uwadze, iż do zadań IZ RPO WZ należy m.in. w oparciu o art. 26 ust. 1 pkt 15 odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w tym wydawanie decyzji o zwrocie środków przekazanych na realizację programów, projektów lub zadań, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 t.j. ze zm., dalej: ufp), IZ RPO WZ podjęła czynności zmierzające do odzyskania należnej jej kwoty. Zgodnie z art. 207 ust. 1 ufp, w przypadku gdy środki przeznaczone na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich są:
1)   wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,
2)   wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184,
3)   pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości
- podlegają zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków, w terminie 14 dni od dnia doręczenia ostatecznej decyzji, o której mowa w ust. 9, na wskazany w tej decyzji rachunek bankowy.
W tym miejscu należy wskazać, iż umowa o dofinansowanie, którą w dniu 30 grudnia 2010 r.  Beneficjent zawarł z Województwem Zachodniopomorskim, określa szczegółowe zasady dofinansowania projektu. W § 9 ust. 5 umowy Beneficjent w związku z realizacją projektu i w wykonaniu umowy zobowiązał się do przestrzegania właściwych przepisów prawa pierwotnego i wtórnego prawa wspólnotowego, właściwych przepisów prawa polskiego, w tym także wszelkich wytycznych do nich, a także obowiązujących odpowiednich reguł, zasad i postanowień wynikających z Programu, Uszczegółowienia, obowiązujących procedur, wytycznych, informacji IZ RPO WZ. Tym samym, podpisując umowę o dofinansowanie Beneficjent zobowiązał się do zrealizowania projektu w pełnym zakresie, w terminie wskazanym w umowie, z należytą starannością, zgodnie z jej załącznikami, a także do składania wniosków o płatność w terminach wynikających z umowy o dofinansowanie.
Zgodnie z Wytycznymi warunkiem uznania danego wydatku za kwalifikowalny jest m.in. to, aby był poniesiony zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie. Z zapisów umowy o dofinansowanie wynika zaś zobowiązanie Beneficjenta do wybierania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz dokładania wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego umową w związku z realizowanym zamówieniem (§ 10 ust. 4 umowy o dofinansowanie).
W odniesieniu do Beneficjenta jako podmiotu, na którym nie ciąży obowiązek stosowania przepisów ustawy pzp, wymóg przestrzegania ww. zasad został dodatkowo skonkretyzowany poprzez nałożenie na niego w § 10 ust. 5 umowy obowiązku zgromadzenia i udostępnienia na żądanie IZ RPO WZ lub innych upoważnionych organów wszelkich dowodów świadczących o ich zachowaniu, w tym m.in. trzech ofert firm konkurencyjnych w stosunku do wykonawcy/dostawcy, z którym Beneficjent podpisał umowę w odniesieniu do ofert o wartości jednostkowej powyżej 10 000,00 zł. GuGuSystem Sp. z o.o. zobligowana była także do stosowania odpowiednich zasad gospodarowania środkami publicznymi wynikającymi z przepisów ufp oraz umowy o dofinansowanie.
W oparciu o zapisy umowy o dofinansowanie konieczność zachowania powyższych zasad sprowadza się w szczególności do konieczności wypełnienia przez Beneficjenta obowiązku przeprowadzenia postępowania ofertowego, potwierdzenia jego przeprowadzenia pisemnymi protokołami lub co najmniej trzema ofertami konkurencyjnych firm w stosunku do kontrahenta oraz upublicznienie informacji o zamiarze udzielenia zamówienia z użyciem środków komunikacji adekwatnych do rozmiaru i charakteru zamówienia.
Mając na uwadze powyższe oraz w następstwie analizy zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, w szczególności dokumentów i wyjaśnień przedstawionych przez Beneficjenta w toku postępowania administracyjnego, IZ RPO WZ  ustaliła, iż spełnione zostały wymogi formalne postępowań ofertowych przeprowadzonych przez Beneficjenta. W rozpatrywanej sprawie GuGuSystem Sp. z o.o. sprostała ww. obowiązkom i nie dopuściła się naruszenia zasady przejrzystości i uczciwej konkurencji.
IZ RPO WZ wskazuje, iż przyjęto wyjaśnienia Beneficjenta w przedmiocie braku sprzeczności w związku ze złożeniem przez Tomasza Piłata różnych ofert w ramach tego samego zapytania ofertowego. Jak ustalono, taktyka biznesowa podmiotów trzecich, czy dokonywanie oceny wewnętrznych ustaleń przedsiębiorstw leży poza zasięgiem kompetencji Beneficjenta. Zgodzić należy się z twierdzeniem, iż nawet jeśli na jedno zapytanie ofertowe odpowiedź składają dwie firmy posiadające w zarządzie tę samą osobę, której przysługuje uprawnienie do podpisywania ofert, sytuacja taka nie powoduje złamania zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji przeprowadzonego postępowania. Przyjęto zatem, że Beneficjent nie był władny poddawać dalszej weryfikacji ustaleń podmiotów składających swoje oferty oraz, co więcej, żądać potwierdzenia przyjętych przez nich strategii.
Podkreślić należy, że żaden z oferentów nie był faktycznie powiązany z Beneficjentem. Nie istniało wobec tego zagrożenie dla wystąpienia konfliktu interesów w analizowanej sprawie. Ponadto zgodnie z dokumentami przedłożonymi przez Beneficjenta, IZ RPO WZ ustaliła, że zapytania ofertowe składane były także do firm niepowiązanych w żaden sposób z osobą Tomasza Piłata (Kodein Software Wojciech Kinastowski, Anteoo – Łukasz Izbaner, DM Projekt Sp. z o.o.). Z uwagi na fakt, iż zebrano wystarczającą liczbę ofert, aby z zachowaniem zasad poprawności wybrać oferenta, a następnie zgodnie z procedurami podpisać umowę na świadczenie usług stwierdzono, iż doszło do zachowania zasad konkurencyjności i transparentności procedur, co świadczyć może o należytym przeanalizowaniu rynku. W tym miejscu wskazać należy, iż uzyskanie trzech ofert co prawda nie zwalniałoby Beneficjenta z dokonania realnej analizy rynku, jednakże w związku z przedstawionymi przez GuGuSystem Sp. z o.o. w toku postępowania administracyjnego wyjaśnieniami ustalono, iż w ramach przeprowadzanych postępowań ofertowych, mimo krótkiego terminu na złożenie dokumentów, zgłosiło się aż siedmiu wykonawców. Wobec tego przyjęto argumenty Beneficjenta w zakresie relatywnie krótkiego czasu na sporządzenie ofert i na złożenie dokumentów przez oferentów, jednocześnie na uwagę zasługiwał fakt, iż część zapytań ofertowych dostarczono osobiście do potencjalnych wykonawców (co Beneficjent udokumentował poświadczonymi przez kontrahentów potwierdzeniami). IZ RPO WZ zajęła wobec tego stanowisko, że na GuGuSystem Sp. z o.o. nie spoczywał obowiązek posiadania potwierdzeń nadania zapytań ofertowych czy prowadzenia w tym zakresie korespondencji elektronicznej.
Konkludując, wskazuje się, iż Beneficjent przeprowadził postępowanie ofertowe w sposób zgodny z regułami wynikającymi z zasady zachowania uczciwej konkurencji: sformułował ogłoszenie o zamówieniu w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, zastosował jedno, jasne i czytelne dla wszystkich potencjalnych oferentów kryterium wyboru najlepszej oferty (kryterium ceny) oraz zadbał o upublicznienie informacji o zamiarze udzielenia zamówienia, co pozwoliło mu zgromadzić odpowiednią ilość ofert firm konkurencyjnych. W konsekwencji wybrane zostały firmy, których oferta okazała się najkorzystniejsza cenowo (w myśl zasady przejrzystości), a wyboru dokonano w warunkach uczciwej konkurencji, wolnego dostępu do zamówień finansowanych ze środków publicznych oraz równego traktowania wykonawców. Podkreślić należy, że zastosowanie procedury wynikającej z zasady konkurencyjności  sprzyjać winno celowi jaki dzięki tej zasadzie ma być osiągnięty. Wobec niniejszego IZ RPO WZ w oparciu o art. 105 kpa stwierdziła brak przedmiotu postępowania.
Zgodnie z brzmieniem art. 105 § 1 kpa, w sytuacji, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części. Bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi powyższy przepis, oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej, co do istoty (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 stycznia 2012 r., sygn. akt II OSK 2104/10). Umorzenie jako środek ostateczny, niweczący dotychczasowe wyniki postępowania stosować należy, gdy osiągnięcie celu postępowania administracyjnego staje się bezzasadne z uwagi na okoliczności stanowiące trwałą i nieusuwalną przeszkodę do jego kontynuowania. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 06 marca 2013 r., sygn. akt II SA/Gl 1392/12 sprawa administracyjna jest bezprzedmiotowa w rozumieniu art. 105 § 1 kpa wtedy, gdy nie ma materialnoprawnych podstaw do władczej (w formie decyzji administracyjnej) ingerencji organu administracyjnego. Wówczas jakiekolwiek rozstrzygnięcie merytoryczne pozytywne, czy negatywne staje się prawnie niedopuszczalne. Wskazać należy, iż przesłanka umorzenia postępowania może istnieć jeszcze przed wszczęciem postępowania, co zostanie ujawnione dopiero w toczącym się postępowaniu, jednakże może ona powstać także w czasie trwania postępowania, a więc w sprawie już zawisłej przed organem (tak w przedmiotowej sprawie).
Mając na uwadze całość dotychczas zgromadzonego materiału dowodowego, w szczególności umowę o dofinansowanie wraz z zawartymi aneksami oraz korespondencję z Beneficjentem, zasadnym jest podjęcie decyzji o umarzeniu postępowania.