Wydział Administracyjny

1. W skład Wydziału Administracyjnego wchodzą:

1) Kancelaria Ogólna Urzędu (WA - I),

2) Biuro ds. realizacji zamówień publicznych i obsługi gospodarczej (WA - II),

3) Wieloosobowe stanowisko ds. finansowych (WA - III),

4) Wieloosobowe stanowisko ds. obsługi administracyjnej obiektów Urzędu (WA - IV),

5) Wieloosobowe stanowisko ds. archiwum (WA - V),

6) Wieloosobowe stanowisko ds. transportu (WA - VI),

7) Biuro Informatyki (WA - VII).

 

2. Do zadań Kancelarii Ogólnej Urzędu należą w szczególności następujące sprawy:

1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek wpływających do Urzędu,

2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

3) rejestracja przyjmowanej korespondencji w ramach systemu rejestracji i obiegu dokumentów,

4) zapewnienie wewnętrznego obiegu akt w Urzędzie,

5) wydawanie korespondencji właściwemu adresatowi,

6) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

7) redystrybucja prasy i publikacji w Urzędzie,

8) zapewnienie terminowej wymiany ogłoszeń wywieszanych na Urzędowych Tablicach Ogłoszeń,

9) zabezpieczenie usług pocztowych dla Urzędu.

 

3. Do zadań Biura ds. realizacji zamówień publicznych i obsługi gospodarczej, należą w szczególności następujące sprawy:

1) udział w procedurze zamówień zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, na zasadach określonych odrębną uchwałą Zarządu, w zakresie dotyczącym zapewnienia funkcjonowania Urzędu,

2) przeprowadzanie procedury realizacji zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, w zakresie dotyczącym zapewnienia funkcjonowania Urzędu,

3) prognozowanie i planowanie zakupów środków trwałych i wyposażenia Urzędu,

4) ewidencja ilościowa oraz obsługa techniczna użytkowanych w Urzędzie środków trwałych i wyposażenia w powierzonym zakresie oraz nadzór nad ich przemieszczaniem,

5) prowadzenie spraw związanych z oznakowaniem środków trwałych i wyposażenia Urzędu,

6) zapewnienie napraw i konserwacji wyposażenia oraz środków trwałych Urzędu,

7) kontrolowanie prawidłowego wykorzystywania wyposażenia technicznego przekazanego do dyspozycji pracownikom Wydziałów,

8) prowadzenie ewidencji środków trwałych,

9) uzgadnianie z Wydziałem Finansów i Budżetu prowadzonej ewidencji ilościowej środków trwałych i wyposażenia,

10) zaopatrzenie materiałowe Urzędu w materiały biurowe, druki, wyposażenie meblowe i techniczne, itp. oraz ich magazynowanie,

11) zamieszczanie ogłoszeń Urzędu w prasie lokalnej i ogólnopolskiej,

12) zabezpieczanie i przygotowywanie sal konferencyjnych, na podstawie zgłoszeń Wydziałów,

13) zlecanie wykonania pieczęci urzędowych oraz pieczątek, prowadzenie ich rejestru i likwidacja,

14) zamawianie wydawnictw książkowych na potrzeby Wydziałów oraz prowadzenie ich ewidencji,

15) prowadzenie spraw w zakresie systemu ubezpieczenia majątku i odpowiedzialności cywilnej Urzędu,

16) prenumerata Dzienników Ustaw, Dziennika Urzędowego Województwa Zachodniopomorskiego oraz dzienników, czasopism i publikacji według zapotrzebowania Wydziałów.

 

4. Do zadań Wieloosobowego stanowiska ds. finansowych, należą w szczególności następujące sprawy:

1) przygotowanie i opracowanie materiałów planistycznych do budżetu województwa w części przypisanej Wydziałowi,

2) ewidencja dokumentów księgowych dotyczących bieżącej działalności Urzędu w zakresie merytorycznej działalności Wydziału w tym w szczególności: faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych oraz umów cywilnoprawnych,

3) bieżące monitorowanie przebiegu wykonania budżetu w części będącej w dyspozycji Wydziału,

4) bieżące monitorowanie realizacji zawartych umów.

5) sporządzanie materiałów sprawozdawczych z realizacji planowanych dochodów i wydatków części przypisanej Wydziałowi,

6) wystawianie faktur dochodowych,

7) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu,

8) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie współfinansowania przez WA zadań realizowanych przez te komórki,

9) zawieranie umów na korzystanie z telefonów komórkowych, kontrola przestrzegania przyznanych limitów, rozliczanie należności.

 

5. Do zadań Wieloosobowego stanowiska ds. obsługi administracyjnej obiektów Urzędu, należą w szczególności następujące sprawy:

1) administrowanie i zarządzanie nieruchomościami Urzędu,

2) planowanie, zlecanie oraz nadzór nad realizacją remontów bieżących oraz robót konserwacyjnych w budynkach urzędu oraz współpraca z zarządcami pozostałych nieruchomości lub ich części użytkowanych przez Urząd,

3) wykonywanie zadań związanych z realizacją inwestycji na potrzeby Urzędu, w tym sprawowanie bieżącej kontroli procesu inwestycyjnego oraz poprawności końcowego rozliczenia przedsięwzięcia inwestycyjnego,

4) organizowanie przeglądów stanu technicznego obiektów, urządzeń oraz instalacji w budynkach Urzędu,

5) prowadzenie procedur wynajmu nieruchomości na potrzeby Urzędu oraz nadzór nad realizacją zawartych umów,

6) gospodarowanie lokalami biurowymi w budynkach przeznaczonych na potrzeby Urzędu,

7) zapewnienie czystości i porządku w budynkach oraz na terenach posesji Urzędu,

8) zabezpieczanie łączności telefonicznej, telefaxowej, konserwacja i naprawa urządzeń,

9) aktualizacja informacji wizualnej w Urzędzie, oznakowanie, dekorowanie i flagowanie budynków urzędu,

10) utrzymanie pod względem technicznym urzędowych tablic ogłoszeń i tablic informacyjnych w budynkach Urzędu,

11) zabezpieczenie pomieszczeń biurowych i magazynowych przed kradzieżą,

12) współpraca z właściwą komórką urzędu w zakresie zabezpieczania p.poż. Urzędu,

13) zabezpieczenia funkcjonowania Głównego Stanowiska Kierowania Zarządu Województwa w stałej siedzibie i Zapasowym Miejscu Pracy oraz Stałego Dyżuru Marszałka Województwa na czas zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny,

14) inicjowanie działań zmierzających do scalenia Urzędu Marszałkowskiego

6. Do zadań Wieloosobowego stanowiska ds. archiwum należą w szczególności następujące sprawy:

1) przyjmowanie, ewidencjonowanie i przechowywanie akt przekazywanych przez komórki organizacyjne Urzędu,

2) przyjmowanie i przechowywanie akt likwidowanych wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych dla których Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego jest organem założycielskim, w przypadku braku następstwa prawnego,

3) wydzielanie dokumentacji niearchiwalnej i dokumentacji do przekazania Archiwum Państwowemu,

4) prowadzenie ewidencji archiwalnej,

5) udostępnianie akt przekazanych do archiwum,

6) udzielanie informacji i prowadzenie kwerend,

7) współpraca z Wydziałami przy stosowaniu instrukcji kancelaryjnej w zakresie przygotowania i archiwizacji akt.

 

7. Do zadań Wieloosobowego stanowiska ds. transportu należą w szczególności następujące sprawy:

1) organizacja i nadzór nad wykonywaniem krajowego i zagranicznego transportu osobowego oraz bagażowego w Urzędzie,

2) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z zakupem, ubezpieczeniem oraz eksploatacją samochodów służbowych,

3) monitorowanie kosztów transportu w Urzędzie,

4) przyjmowanie i rejestracja zamówień transportowych, bilansowanie potrzeb oraz zakup usług transportowych, remontowych oraz przeglądów technicznych,

5) kontrola prawidłowości rozliczenia kart drogowych pojazdów,

6) prowadzenie ewidencji podróży służbowych pracowników Urzędu,

7) koordynowanie i kontrola pracy kierowców,

8) przewóz osób i transport materiałów zgodnie z otrzymanym zleceniem,

9) utrzymanie w gotowości technicznej samochodów służbowych Urzędu.

 

8. Do zadań Biura Informatyki, należą w szczególności następujące sprawy:

1) administrowanie siecią komputerową Urzędu,

2) prowadzenie spraw związanych z wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie oraz dbałość o jego sprawne funkcjonowanie,

3) planowanie i projektowanie przedsięwzięć informatycznych w Urzędzie,

4) organizowanie szkoleń pracowników Urzędu w zakresie obsługi programów użytkowych, biurowych i sieciowych systemów operacyjnych,

5) dbałość o bezawaryjne funkcjonowanie wyposażenia i sprzętu komputerowego oraz telekomunikacyjnego w Urzędzie, w tym konserwowanie sprzętu i urządzeń,

6) wdrażanie oprogramowania sprzętu komputerowego oraz organizowanie jego napraw w serwisach gwarancyjnych i pogwarancyjnych,

7) nadzór nad funkcjonowaniem systemu lub sieci teleinformatycznych oraz nad przestrzeganiem zasad i wymagań bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych, a w szczególności:

 

a) określanie warunków oraz sposobu przydzielania kont i haseł użytkownikom systemów i sieci teleinformatycznych,

b) zakładanie i usuwanie kont użytkownikom systemów i sieci teleinformatycznych,

c) zapewnienie właściwego wykorzystania mechanizmów kontroli dostępu odpowiednich do klauzuli tajności informacji niejawnych przetwarzanych w tych systemach lub sieciach, w które wyposażone są systemy lub sieci teleinformatyczne,

d) konfigurowanie urządzeń i oprogramowania,

e) przeglądanie i kontrola logów systemowych,

f) przeciwdziałanie i zapobieganie wirusom i włamaniom do systemów i sieci teleinformatycznych,

g) reagowanie na incydenty związane z pracą systemów lub sieci teleinformatycznych i usuwanie skutków tych incydentów,

 

8) ewidencjonowanie sprzętu, nośników i oprogramowania,

9) sporządzanie kopii bezpieczeństwa,

10) współdziałanie z Administratorem BIP oraz komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie redagowania i prowadzenia BIP.