Zapytanie ofertowe: Kompleksowa organizacja trzech spotkań informacyjnych

Zapytanie ofertowe

(dotyczy kompleksowej organizacji trzech spotkań informacyjnych w zakresie rozwoju eksportu i inwestycji za granicą dla przedsiębiorstw z województwa zachodniopomorskiego w III i IV kwartale)

I. ZAMAWIAJĄCY:
Województwo Zachodniopomorskie, ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin, NIP 851-287-14-98.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
W związku z realizacją projektu systemowego Ministra Gospodarki pod nazwą „Sieć Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów COIE”, w ramach Poddziałania 6.2.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 (POIG), Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów w Województwie Zachodniopomorskim  kieruje zaproszenie do złożenia oferty cenowej na kompleksową organizację  trzech  spotkań informacyjnych w zakresie rozwoju eksportu i inwestycji za granicą dla przedsiębiorstw z województwa zachodniopomorskiego.

III. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiot zapytania obejmuje zakup usługi polegającej na kompleksowej organizacji przez Wykonawcę trzech spotkań informacyjnych w zakresie rozwoju eksportu i inwestycji za granicą dla przedsiębiorstw z województwa zachodniopomorskiego.
1) Celem spotkania jest przekazanie przedsiębiorcom informacji niezbędnej do planowania, organizowania i realizacji eksportu i/lub inwestycji poza granicami Polski oraz możliwości wykorzystywania funduszy unijnych na lata 2014-2020.  Na temat rynków:
1. Skandynawskich (1)
2. Wschodnich (1)
3. Pozaeuropejskich np. azjatyckich, afrykańskich lub amerykańskich (1)

Tematyka spotkań obejmuje informacje nt.
a) Ogólnej charakterystyki w/w rynków i szans rozwoju sprzedaży dla polskich przedsiębiorców.
b) Różnic kulturowych w/w rynków.
c) Wybranych aspektów dostępu do w/w rynków (prawo celne, ograniczenia w obrocie handlowym, zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej, świadczenie usług, zawieranie umów, negocjacje) – tzw. eksport w praktyce.
d) Strategia eksportowa jako elementu strategii rozwoju przedsiębiorstwa.
e) Źródeł informacji branżowych.
f) Innych informacji istotnych dla eksportera (np. działania marketingowe na danym rynku).

2) Terminy spotkań i miejsce:
Wykonawca będzie zobowiązany zorganizować spotkania informacyjne w następujących terminach i miejscowościach:
1. Stargard Szczeciński – między 18 sierpnia a 16 września 2014 r.
2. Szczecin – październik 2014 r.
3. Koszalin – listopad 2014 r.
Szczegółowy program każdego spotkania informacyjnego zostanie przygotowany przez Wykonawcę w konsultacji z Zamawiającym i ostatecznie zatwierdzony przez Zamawiającego.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany tematów poszczególnych spotkań informacyjnych pro-eksport, przy czym tematyka tych spotkań każdorazowo będzie dotyczyć zagadnień eksportowych.
3) Wszystkie spotkania rozpoczną się nie wcześniej niż o godzinie 9.30 oraz zakończą się nie później niż o godzinie 15.00. Minimalny czas trwania spotkania to 3 godziny plus jedna 15-minutowa przerwa kawowa oraz lunch na zakończenie spotkania.
4) Wykonawca zapewni uczestnictwo przedstawicieli minimum 15 przedsiębiorstw (maksymalnie
25 osób) z województwa zachodniopomorskiego na każdym ze spotkań informacyjnych.
5) Wykonawca przygotuje i roześle zaproszenia wraz z programem oraz zorganizuje system zbierania potwierdzeń uczestnictwa. Z każdego spotkania przygotowana zostanie lista uczestników spotkania zawierająca: imię i nazwisko uczestnika, nazwę przedsiębiorstwa/instytucji, telefon i adres e-mail. Fakt uczestnictwa w spotkaniu musi zostać potwierdzony przez uczestnika własnoręcznym podpisem, złożonym na udostępnionej przez Wykonawcę liście obecności.
6) Lista obecności musi zawierać oznakowanie wskazane w pkt IV.2.
7) Niezwłocznie po zrealizowaniu spotkania informacyjnego Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu oryginału listy obecnych przedsiębiorców.
8) Wykonawca odpowiada za promocję spotkań wśród przedstawicieli firm z województwa zachodniopomorskiego. W tym celu zamieści informację o spotkaniu na min. 2 portalach internetowych instytucji otoczenia biznesu (w dziale aktualności / szkolenia), najpóźniej 10 dni kalendarzowych przed każdym planowanym spotkaniem.
9) Wykonawca zapewni podczas każdego spotkania co najmniej 3 godziny prelekcji merytorycznych.
10) Wykonawca zapewni udział w każdym spotkaniu minimum 2 merytorycznych prelegentów, (przewidziany czas wystąpienia jednego prelegenta nie krótszy niż 60 minut i nie dłuższy niż 90 minut) oraz pokryje koszty ich uczestnictwa. Prelegenci powinni być ekspertami na co dzień zajmującymi się zakresem tematycznym, który będzie omawiany na spotkaniu i posiadać udokumentowaną wiedzę z min. 3 letnim doświadczeniem.
11) Ostateczny wybór prelegenta będzie wymagał akceptacji przez Zamawiającego.
12) Wykonawca w ramach organizacji spotkań informacyjnych zapewni dystrybucję materiałów informacyjnych uczestnikom spotkań. Każdy uczestnik spotkania otrzyma zestaw materiałów informacyjnych:
a) teczkę tekturową formatu A4 (dostarczone przez Zamawiającego),
b) notatnik (dostarczone przez Zamawiającego),
c) długopis (dostarczone przez Zamawiającego),
d) program oraz wydruki prezentacji i materiałów przygotowanych przez prelegentów (dostarczone przez Wykonawcę).
Na wszystkich materiałach konferencyjnych muszą zostać umieszczone informacje o projekcie, programie i źródłach finansowania.
13) Wykonawca zapewni i opłaci miejsce do realizacji każdego ze spotkań z uwzględnieniem poniższych parametrów:
a) Sala konferencyjna, klimatyzowana dla min. 35 osób,  umożliwiająca przeprowadzenie spotkań z udziałem przedsiębiorców, nie posiadająca barier architektonicznych ograniczających widoczność.
b) Sala wyposażona w nagłośnienie (2 mikrofony), sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, ekran, wskaźnik laserowy) wraz z obsługą techniczną w celu wyświetlania prezentacji multimedialnych.
c) Wydzielone miejsce w pobliżu sali lub na sali na zorganizowanie przerwy kawowej oraz lunchu.
d) Wydzielone miejsce w pobliżu sali lub na sali na szatnię wraz z obsługą.
e) Wydzielone miejsce do rejestracji uczestników, dystrybucji materiałów konferencyjnych.
f) Miejsca parkingowego dla uczestników spotkania.
g) Zapewnienie właściwego oznakowania przed salą i na trasie do sali, w celu ułatwienia dotarcia uczestników na spotkanie.
h) Zapewnienie sprzątania sali po spotkaniu.
Propozycja miejsca spotkań informacyjnych będzie wymagała każdorazowo akceptacji ze strony Zamawiającego.
14) Zapewnienie i opłacenie poczęstunku (bufet kawowy + lunch) na każdym spotkaniu dla wszystkich uczestników (w tym prelegentów) spotkania, w tym:
a) Bufet kawowy w formie „szwedzkiego stołu”: kawa, herbata, mleko do kawy, cukier, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana w max. 0,5 l butelkach, soki, ciastka.
b) Lunch (obiad): drugie danie do wyboru mięsne, rybne lub wegetariańskie, soki, woda mineralna.
c) Serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa).
d) Świadczenie usług cateringowych na zastawie ceramicznej, z użyciem sztućców platerowych, obrusów materiałowych, serwetek papierowych i/ lub materiałowych.

IV. WYMAGANIA DODATKOWE
1. Wszystkie elementy związane z kompleksową organizacją spotkania informacyjnego (miejsce, program, treść ogłoszeń internetowych, treść zaproszeń, prelegenci, menu) będą podlegały akceptacji ze strony Zamawiającego.
2. Wykonawca zobowiązany jest do podawania informacji, że przedmiot zamówienia finansowany jest ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Poddziałania 6.2.1 POIG Wsparcie dla Sieci Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów oraz stosowania we wszystkich materiałach dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia logotypów dostarczonych przez Zamawiającego (POIG i EFRR, Województwa Zachodniopomorskiego, Ministerstwa Gospodarki i COIE).
3. Prelegenci uczestniczący w spotkaniu powinni posiadać udokumentowaną wiedzę oraz doświadczenie biznesowe, z zakresu tematycznego, który będzie omawiany na spotkaniu informacyjnym. Wiedza i doświadczenie ma wprost wynikać z przedstawionego CV.
4. Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w organizacji spotkań, konferencji itp. Warunkiem niezbędnym jest, aby Oferent udokumentował (Załącznik nr 2)  realizację  min. czterech zleceń odpowiadających przedmiotowi zamówienia w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to udokumentował, że w tym czasie wykonał usługi odpowiadające swoim rodzajem zamówieniu o łącznej wartości co najmniej 15.000,00 PLN brutto.
5. Rozliczenie każdego ze spotkań odbędzie się na podstawie następujących dokumentów:
- oryginału listy obecności przedstawicieli z min. 15 przedsiębiorstw,
- kopii materiałów przygotowanych przez prelegentów,
- podpisanego przez Zamawiającego i Wykonawcę protokołu odbioru.

V. PRZYGOTOWANIE OFERTY
Wykonawca, który posiada niezbędne doświadczenie oraz potencjał osobowy zdolny do wykonania zamówienia i jest zainteresowany realizacją zamówienia, powinien przygotować i złożyć u Zamawiającego ofertę zawierającą następujące informacje:
- Formularz ofertowy w formie załączonego wzoru - Załącznika nr 1 do zapytania ofertowego,
- Wykaz zrealizowanych przez oferenta zleceń, odpowiadających merytorycznie przedmiotowi zamówienia – Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
- Propozycja prelegenta/prelegentów na spotkanie/spotkania informacyjne załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.

VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Ofertę wraz załącznikami (określoną w pkt V. zapytania ofertowego) Oferent może złożyć w jednej z wybranych form:
1) Pisemnej, pocztą na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów, ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin, z dopiskiem „Spotkanie informacyjne COIE”.
2) Pisemnej, osobiście na adres: Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego, ul. Piłsudskiego 40-42 w Szczecinie, pokój 324.
3) Pocztą elektroniczną na adres: eksport@wzp.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 10 lipca 2014 r. do godz. 14.00.

VII. KRYTERIA OCENY OFERT
1) Cena 100%
Maksymalną liczbę punktów otrzyma Wykonawca, który zaoferuje najniższą cenę. Przy dokonaniu oceny ofert Zamawiający posłuży się następującymi wzorami:
C= (Cn \ Co) x 100 pkt
Gdzie:
C – punkty za cenę
Cn – najniższa oferta cenowa spośród wszystkich ofert podlegających ocenie
Co – cena oferty ocenianej
2) Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów, maksymalnie 100 punktów.
Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną oraz spełniającą wymagane warunki Zamawiającego.

VIII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Termin związania ofertą, tak aby na dzień dokonania zakupu lub złożenia zamówienia oferta była ważna – 35 dni.

IX. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Termin realizacji zamówienia od dnia podpisania umowy do dnia 15.12.2014 r.
Fakturę należy dostarczyć do siedziby zamawiającego w ciągu 7 dni od dnia odbioru przez Zamawiającego wykonanego zamówienia.

X. FORMA PŁATNOŚCI
Zamawiający uiści płatność przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury (pod warunkiem dokonania przez Zamawiającego odbioru prawidłowo wykonanego zamówienia).

XI. DODATKOWE INFORMACJE
Dodatkowe informacje udzielane są drogą mailową (adres: mgonciarz@wzp.pl)
lub telefonicznie: 91-44-67-157 lub 91-44-67-143.
Przed złożeniem oferty należy zapoznać się z projektem umowy (Załącznik nr 4).

XII. INNE
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Województwa Zachodniopomorskiego, do zawarcia umowy. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Województwo Zachodniopomorskie zastrzega sobie możliwość nie odpowiadania na oferty, jak i nie zawarcia umowy z którymkolwiek z oferentów.
Niniejsze zapytanie nie stanowi podstawy do roszczeń dotyczących zawarcia umowy. Niniejsze zapytanie ofertowe nie dotyczy postępowania prowadzonego w trybie ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
Zakup finansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Poddziałania 6.2.1 Wsparcie dla sieci Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013.