Rozeznanie cenowe rynku: organizacja bazy hotelowo-gastronomiczno-konferencyjnej

Szanowni Państwo,

Wydział Współpracy Społecznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego i Pracownia Pozarządowa w ramach prowadzonej współpracy oraz realizowanych projektów PO KL 5.4.2: „Współpraca z III sektorem – standardem zachodniopomorskich samorządów” planują zorganizować w dniach 25-26 maja 2015 r. w Szczecinie Zachodniopomorskie Forum Pełnomocników ds. NGO.

W związku z partycypacją w kosztach organizacji spotkania zarówno Urzędu Marszałkowskiego, jak i Pracowni Pozarządowej, płatności dokonywać będą dwa podmioty. W poniższej tabeli wskazano, który koszt będzie ponoszony przez Pracownię Pozarządową, a który przez UM WZ w ramach realizowanego projektu.

W związku z prowadzonymi przez nas działaniami, w zakresie realizacji powyższego przedsięwzięcia, zapraszamy Państwa do przysłania oferty na organizację bazy hotelowo-gastronomiczno-konferencyjnej.

Skład oferty powinien objąć:

Oczekiwany standard:

1. Sale powinny posiadać  niezbędne wyposażenie techniczne: rzutnik multimedialny, ekran, dobrą akustykę oraz system nagłośnienia, tablicę do pisania, flipcharty, rolety zaciemniające (lub inną możliwość zasłaniania okien). Wskazane jest posiadanie systemu wentylacyjnego bądź klimatyzacji.
2. stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla maksymalnie 5 osób (ostateczna liczba miejsc zostanie potwierdzona przez Zamawiającego w przeddzień konferencji), w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz salę konferencyjną,
3. napoje dla osób siedzących przy stole prezydialnym (butelkowana woda mineralna gazowana
   i niegazowana),
4. ustawienie sali konferencyjnej w standardzie teatralnym, z możliwością podzielenia na dwie sale warsztatowe
5. przy drzwiach sali konferencyjnej zapewnić 2 stoliki wraz z krzesłami (4 szt.) przeznaczone dla organizatorów, przy których będzie możliwość rejestracji uczestników oraz wręczenia materiałów,
6. możliwość rozstawienia roll up’ów w przestrzeni otaczającej salę konferencyjną,
7. przygotowanie i podanie obiadu w warunkach umożliwiających zjedzenie posiłku przy stole wraz
   z pełną zastawą obiadową,
8. Zapewnienie uczestnikom 94 noclegów w pokojach dwuosobowych oraz 6 w pokojach jednoosobowych. Każdy pokój z własnym węzłem sanitarnym. Ostateczna liczba uczestników ustalona zostanie po zakończeniu procesu rekrutacji.

Rejestracja uczestników forum od godz. 09.00 w dniu 25.05.2015 r. Zakończenie spotkania po obiedzie w dniu 26.05.2015 r. ok. godz. 16.00.Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie wskazana po zakończeniu procesu rekrutacji.

Jeśli są Państwo zainteresowani naszym zaproszeniem, prosimy o przysłanie szczegółowej oferty, przy uwzględnieniu podanych wyżej wymogów, z określeniem kosztów zawierających ceny jednostkowe brutto. Prosimy o przysłanie ofert do 19 marca 2015 r. pocztą elektroniczną na adres: mpieczynska@wzp.pl

W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z p. Magdaleną Pieczyńską pod numerem tel. 91/ 44 16 224.

Zaznaczam, iż zapytanie ofertowe stanowi element analizy rynku i nie jest zamówieniem, a otrzymane od Państwa oferty nie powodują żadnych zobowiązań.